Wie mache ich meine E-Mails blickdicht?

Elektronische Post mittels Verschlüsselung und digitaler Signatur absichern; von Günter Esch *)

G. Esch

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und sorgt für eine einheitliche Regelung in Europa. Sie verlangt von Organisationen, die personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, diese Daten durch technisch geeignete Maßnahmen zu schützen. Die Verschlüsselung von E-Mails, die bis dahin zwar ein zunehmender Trend in Unternehmen und allenfalls eine Kür war, wird ab Mai 2018 somit zur Pflicht. Unternehmen müssen reagieren, denn bei Verstößen drohen ihnen empfindliche Geldstrafen. Dabei sollten sie darauf bedacht sein, dass die Lösung für ihre Mitarbeiter und vor allem die Kunden so wenig zusätzlichen Aufwand wie möglich verursacht. Wie kann man also Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit vereinen? Der folgende Workshop zeigt Schritt für Schritt, wie einfache Verschlüsselung funktionieren kann.

Vertrauliche Informationen, beispielsweise Bewerbungen, Rechnungen oder Details zu Geschäftsabschlüssen, sind schnell und komfortabel per E-Mail zu verschicken. Der herkömmliche Versandweg per Brief gehört daher in vielen Firmen der Vergangenheit an. Doch aufgrund der Gefahren des Internets wie Hacking, Phishing & Co. gilt es, die elektronische Unternehmenspost ausreichend zu schützen. Dazu gehört, die Authentizität des Senders zu garantieren sowie die Vertraulichkeit und Originalität der Botschaft zu sichern. Dies gelingt Firmen, indem sie die E-Mails verschlüsseln und dazu mit einer digitalen Signatur versehen.

Entsprechende Lösungen vieler E-Mail-Security-Anbieter erwiesen sich bis dato als zu kompliziert bzw. nicht benutzerfreundlich. Sie setzen beispielsweise eine spezielle Software auf jedem Client-PC voraus oder benötigen dort einen pdf-Reader. Bei Anbieter SEPPmail ist das anders: Das Versenden und Empfangen verschlüsselter und signierter E-Mails erfolgt in der gewohnten Mail-Umgebung – z.B. in IBM Notes oder Outlook. Alle umständlichen Prozesse, die Nutzer bei anderen Anbietern unnötig belasten, übernimmt eine Verschlüsselungs-Appliance. Auch das erneuern der Zertifikaten, sonst häufig eine Aufgabe der IT-Mitarbeiter, übernimmt die Appliance automatisch. Diese kann schnell und unkompliziert in die Firmeninfrastruktur implementiert werden. Zusätzlich ermöglicht die patentierte GINA-Technologie den spontanen Austausch mit Empfängern, mit denen bislang noch nicht verschlüsselt kommuniziert wurde.

Alles wie gehabt – aber vertraulich

Die SEPPmail-Lösung nutzt Standardtechnologien wie S/MIME und openPGP für die nutzertransparente Verschlüsselung. Sie ist kompatibel also mit allen Lösungen am Markt, die gleiche Technologien verbaut haben. Die Integration in die E-Mail-Umgebung erfolgt so, dass der Nutzer die Verschlüsselungsvorgänge im laufenden Arbeitsprozess gar nicht bemerkt. Das bedeutet, für den Absender der Nachricht ändert sich gegenüber einer unverschlüsselten E-Mail nichts. Er kennzeichnet die E-Mai lediglich zusätzlich als vertraulich:

• 1. Der Absender muss die E-Mail wie gewohnt in seinem E-Mailprogramm verfassen.
• 2. Die E-Mail wird dann mit einem Klick als vertraulich markiert.
• 3. Handelt es sich um den ersten verschlüsselten Kontakt, muss er dem Empfänger der Nachricht ein Initialpasswort übermitteln. (Dieser Schritt ist nur bei der sicheren Spontankommunikation notwendig.)

Für den Empfang sieht es ähnlich einfach aus:

• 1. Der Empfänger erhält die E-Mail und öffnet den html-Anhang mit dem Browser seiner Wahl.
• 2. Für das GINA-System legt er nun ein eigenes Passwort fest und hinterlegt optional eine Sicherheitsfrage mit Antwort.
• 3. Dann kann er die E-Mail lesen und falls gewünscht antworten und/oder ablegen.

Wie geht’s genau?

Vor dem Versand mittels SEPPmail markiert der Absender die Nachricht als vertraulich: Dies funktioniert über einen so genannten „Vertraulichkeits-Flag“ (s. Abb. 1). Bei Outlook z.B. ist dieser unter dem Reiter „Eigenschaften“ auszuwählen. Falls der Verfasser der E-Mail ein mobiles Endgerät nutzt und keine Vertraulichkeitsfunktionalitäten (1) oder Plug-Ins (3) zur Verfügung stehen, kann er zusätzlich den Vermerk „[vertraulich]“ (2) in der Betreffzeile hinzufügen. Die SEPPmail-Appliance erkennt auch an diesem einfachen Textmerkmal, dass die Nachricht vertraulich und zu verschlüsseln ist.

SEPPmail-Buttons in der Nachrichtenanzeige des E-Mail-Programms (3)

Das Plug-In für Outlook integriert verschiedene Buttons (3) in die Nachrichtenanzeige des E-Mail-Programms. So kann der Anwender mit einem Mausklick die E-Mail als „vertraulich“. Darüber hinaus ist es ihm möglich, eine Lesebestätigung anzufordern. Nachdem der Absender seine Auswahl getroffen hat, schickt er die vertrauliche Mail wie gewohnt ab.

Verschlüsselungsprozess und Initialpasswort

Nachdem eine E-Mail den Mailserver verlässt, wird sie zunächst durch die Appliance geleitet. Diese prüft bei jeder Nachricht, ob der Empfänger dem System bekannt ist und welche Technologie am besten zum Einsatz kommt:

Hat der externe Empfänger früher schon einmal eine E-Mail mit einem offiziellen S/MIME-Zertifikat gesendet, wird der darin befindliche öffentliche Schlüssel oder „Public-Key“ automatisch gesammelt und bei der nun anstehenden Verschlüsselung angewendet. Ist kein S/MIME-Zertifikat bekannt, prüft SEPPmail ob ein PGP-Key eingeliefert und als vertrauenswürdig eingestuft wurde. Sind weder S/MIME-Zertifikat oder PGP-Key bekannt, greift die Appliance auf eine sogenannte Domain- oder TLS-Verschlüsselung zurück. Doch was passiert, wenn der Empfänger dem System völlig unbekannt ist, die Mail aber als vertraulich gekennzeichnet wurde und somit verschlüsselt werden muss?

In diesem Fall verschlüsselt GINA die Nachricht und versendet sie als html-Anhang mit einer Träger-E-Mail. Somit ist die E-Mail ausgeliefert und liegt vollständig auf dem Empfängersystem. Zudem erstellt die Appliance ein Initialpasswort, das dem Absender zugestellt wird. Der Absender teilt es dann dem Empfänger über einen zweiten Übertragungsweg, zum Beispiel SMS oder Telefon, mit. Durch dieses Ruleset ist gewährleistet, dass die SEPPPmail-Appliance immer die bestmögliche Verschlüsselungstechnologie auswählt. Der Vorgang läuft automatisch und im Hintergrund ab. Für den Nutzer bleibt er völlig unsichtbar.

SEPPmail-System sendet z.B. SMS mit Passwort an Mobiltelefon des Empfängers

Auch der Empfänger ist sicher

Der Versandprozess ist fast schon erledigt: Bis hier hin hat der Absender also seine geschäftliche E-Mail als „vertraulich“ markiert und sie mit seinem bekannten E-Mail-Programm abgeschickt. Ohne sein Zutun wurde die E-Mail automatisch im Hintergrund verschlüsselt. Nachdem der Absender dem Adressaten das Initialpasswort mitgeteilt hat, ist nun der Empfänger am Zug.

Er öffnet das html-Attachment der eingegangenen Standard-E-Mail und wird zur Eingabe des Initialpasswortes aufgefordert. Kommuniziert der Empfänger zum ersten Mal verschlüsselt mit dem Nutzer, ist lediglich die einmalige Registrierung am GINA-System erforderlich (s. Abbildung).

Benutzerregistrierung am SEPPMail-System

Nach Eingabe des Initialpassworts (a) legt der Empfänger ein eigenes Passwort sowie eine Sicherheitsfrage und -antwort für ein automatisiertes Zurücksetzen des Passwortes fest (b).

Beim Lesen der Mail oder bei zukünftig empfangenen Mails muss der Adressat dann nur noch das eigene Passwort eingeben (a)

E-Mail entschlüsseln, lesen und sicher antworten       

Nachdem der Empfänger die Nachricht durch die Passworteingabe zum Lesen freigeschaltet hat, kommt der GINA-Webmailer ins Spiel: Hier ist die E-Mail nun entschlüsselt sichtbar. Der Empfänger kann auf der Web-Plattform verschlüsselt antworten und die digitale Post bei Bedarf als Klartext in sein Standard-E-Mail-Programm übertragen.

Die Bedienoberfläche ist einfach und übersichtlich gestaltet. Dem Nutzer stehen neben den Buttons „E-Mail lesen“ und „E-Mail schreiben“ auch „Einstellungen“ zur Verfügung. Dort können jederzeit Passwort, Mobiltelefonnummer für SMS-Übermittlungen und Sicherheitsfrage/-antwort verändert werden. Aber auch Empfänger, die bereits Schlüsselmaterial zur Verfügung haben, können ihre Schlüssel über dieses Portal hochladen und somit in Zukunft völlig transparent mit dem Absender kommunizieren. Bei Bedarf ist es möglich, über dieses Portal auch den öffentlichen Schlüssel des Absenders zu suchen und zu laden.

Beim patentierten GINA-Verfahren sind keine zusätzlichen Technologien bzw. Konvertierungen in Formate wie pdf, zip oder exe notwendig. Der Empfänger benötigt somit keinen pdf-Reader oder keine andere Software wie Verschlüsselungsclients. Die E-Mails werden vollständig an ihn geliefert. Dabei speichert die Appliance lediglich die Anmeldedaten und das benötigte Schlüsselmaterial. Ihre bevorzugte Verschlüsselungsform (Passwort oder Zertifikats-Key mit S/MIME, PGP etc.) können Empfänger am GINA-Portal auswählen. GINA kann auf allen Endgeräten (zB: iOS, Android) bzw. Mailclients (zB Web.de, telekom.at …) empfangen und geöfnet werden.

Große Datenanhänge verschlüsselt übertragen

Einem Unternehmen ermöglicht die GINA-Technologie somit den komfortablen und sicheren Versand digitaler Rechnungen, geschäftlicher Unterlagen und personenbezogener Daten via E-Mail. Ein weiteres Problem für viele Unternehmen ist der Versand von ganzen Datenordnern oder von besonders großen Dateien. Aus Sicherheitsgründen werden sie beim E-Mail-System des Empfängers immer öfter abgelehnt. Auch für diese großen Dateianhänge hat GINA eine Lösung parat: E-Mails, deren Anhang eine bestimmte Dateigröße überschreitet, werden von der Appliance einfach als Download hinterlegt. Bis zu einem vom Sender bestimmten „Ablaufdatum“ hat der Empfänger Zeit, die Nachricht herunterzuladen. Zu diesem Download wird er via GINA-Mail automatisch eingeladen.

Der Download erfolgt dabei über eine gesicherte Verbindung. Lädt der Empfänger die Datei nicht bis zum Ablaufdatum herunter, wird sie aus Sicherheits- und Platzgründen von der Appliance gelöscht. Große Datenmengen können aber nicht nur via E-Mail, sondern auch über ein standardmäßig in die Lösung integriertes Webportal auf die Appliance übertragen werden. Dort sind alle Daten verschlüsselt abgelegt. Der Versandprozess via Large File Transfer kann ohne (Standard) oder mit Zugriffspasswort versendet werden und ist dadurch besonders sicher.

Die Abbildung zeigt: Ein Sender (1) verfasst seine Nachricht plus übergroßer Datei im Anhang. Der GINA-Client liefert sie direkt an die Appliance. In der Appliance wird die Nachricht samt Anhang verschlüsselt abgelegt. Der Empfänger (2) erhält nun per E-Mail eine Benachrichtigung und ein Initialpasswort zum Öffnen der digitalen Post. Die Nachricht beinhaltet ein html-Attachment (3), welches eine https-Strecke zur Appliance etabliert und somit den GINA-Client für die Abholung aktiviert. Die Appliance entschlüsselt die E-Mail im Anschluss. Danach wird die digitale Post via https-Kanal gesichert an den Empfänger ausgeliefert.

Im Gegenzug kann der Adressat über den geöffneten GINA-Client (4) verschlüsselt mit einer Nachricht samt übergroßen Anhang antworten. Diese wird ebenfalls mittels geschützter https-Strecke zurückübertragen. Der ursprüngliche Sender (5) erhält die Antwort auch über den GINA-Client. Eine Benachrichtigungsmail lädt ihn zur Abholung der Mail samt Anhang ein. Für Outlook-Nutzer geht der Vorgang nochmals einfacher. Ein Plug-In ermöglicht das herkömmliche Verfassen einer Mail mit übergroßen Anhängen. Es trennt die Anhänge ab und liefert sie über eine gesicherte Strecke direkt an die Appliance. Die begleitende Mail nimmt dabei den normalen Weg über den regulären Mailserver. So belastet sie den Mailserver nicht mit großen Dateien, der Nutzer genießt trotzdem den Komfort seines Outlook Mail Client.

Fazit

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, den Anforderungen der EU-DSGVO beim E-Mail-Versand personenbezogener Daten zu entsprechen. Dabei sollten Nachrichten mittels Verschlüsselungs-/Passwortschutz und digitaler Signatur vor fremdem Zugriff geschützt werden. Die Versandmethode GINA ist einfach und benötigt keine zusätzlichen Softwareinstallationen. Selbst die notwendigen Zertifikate verwaltet und erneuert die Appliance automatisch. In seinem Standard-E-Mail-System markiert der Absender die digitale Post als vertraulich und schickt sie ab. Die Mail wird im Hintergrund verschlüsselt. Der Empfänger kann die elektronische Nachricht via Passworteingabe entschlüsseln und ebenso sicher antworten. Selbst große Dateianhänge, die schon beim unverschlüsselten Versand oft Probleme bereiten, lassen sich mit dieser Methode einfach versenden. So ermöglicht GINA den E-Mail-Versand gemäß den neuen europäischen Datenschutzgesetzen, ohne den Mitarbeitern einer Organisation oder dem Empfänger unnötigen Aufwand zu verursachen.

© aller Grafiken: seppmail

*) Autor Günter Esch, SEPPmail Deutschland GmbH

Druckversion Wie mache ich meine E-Mails blickdicht?