2018-05-11 07:49:46

Eigene Vorlagen in Dropbox Paper

Dropbox zeigt, wie die Arbeit in Dropbox Paper noch leichter gelingt, indem es eines der am häufigsten für das Tool nachgefragten Features einführt: Die Erstellung von Vorlagen aus beliebigen Dokumenten für das ganze Team.

Ob Notizen zur Teambesprechung, kreative Briefings oder Projektpläne: Vermutlich verwendet jeder oft ähnliche Dokumente. Da kann es ganz schön lästig sein, immer wieder nach aktuellen Dateien suchen, deren Inhalt kopieren und die Informationen aus alten Projekten entfernen zu müssen, bevor damit gearbeitet werden kann. Vorlagen können daher sehr nützlich und zeitsparend sein. Das Erstellen einer Vorlage in Paper ist ganz unkompliziert: Einfach ein beliebiges Dokument öffnen und im Handumdrehen eine Vorlage daraus machen. Es ist auch möglich, mit einem leeren Dokument zu beginnen. Dazu einfach auf der Paper-Startseite auf "Aus Vorlage erstellen" klicken. Sobald die Vorlage erstellt ist, werden sämtliche Änderungen, die daran vorgenommen werden, automatisch gespeichert. Es können sogar Platzhaltertexte eingefügt werden, um den Nutzern zu erklären, was sie eintragen sollen. Auf der Basis fertiger freigegebener Vorlagen kann jedes Teammitglied ganz einfach neue Dokumente erstellen. Wenn man den Mitarbeitern Bearbeitungszugriff gewährt, kann die Vorlage sogar gemeinsam bearbeitet werden.

Projekte in Paper-Vorlagen anzukurbeln, verhilft dem Team zu Bestleistungen:

  • Dokumente schnell erstellen: Projekte direkt anstoßen, ohne vorher langwierig Dokumente zu erstellen und zu formatieren. Mit der Paper-App für Mobilgeräte können Vorlagen sogar unterwegs genutzt werden, um neue Dokumente zu erstellen.
  • Formulare vereinheitlichen: Dem Team von vornherein alle nötigen Informationen an die Hand geben, indem man Vorlagen für häufig verwendete Dokumente wie Briefings und Zeitpläne erstellt.
  • Vorgänge optimieren: Alle sparen Zeit, wenn eine Sammlung freigegebener Vorlagen angelegt wird, die das ganze Team verwenden kann, um neue Dokumente oder eigene angepasste Vorlagen zu erstellen.

Vorlagen können direkt auf dropbox.com/paper erstellt werden. Dort und in der Paper-App für Mobilgeräte gibt es bereits vorgefertigte Vorlagen, an welchen man sich orientieren kann. 

mat

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