2018-08-22 07:54:41

Grenzenlose Kommunikation einer Non-Profit Organisation

Cloudbasierte Prozesse verbessern die globale Zusammenarbeit von Viva con Agua.

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich weltweit für einen menschenwürdigen Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Da eine optimale Kommunikation intern und nach außen das A und O der Organisation ist, ist die gesamte IT-Infrastruktur des Vereins in der Cloud abgebildet.

Herausforderung: Geografische Distanz erschwert Kommunikation

Zum Aufgabenbereich des Vereins Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. gehört das Engagement in den Bereichen Wasserversorgung, sanitäre Grundversorgung und Hygiene. Diese sogenannten WASH-Projekte reichen von der Installation von Brunnen, Regenauffanganlagen oder Quelleinfassungen über den Bau von sanitären Anlagen bis hin zur Aufklärungsarbeit z.B. durch Hygiene-Workshops. Grundlage ist dabei immer, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und die Projekte gemeinsam mit den Menschen vor Ort zu entwickeln und umzusetzen. In der Vergangenheit gestaltete sich die Öffentlichkeitsarbeit ebenso wie die interne Vereinskommunikation oft umständlich. Bilder, Videos, Texte und andere Dateien erreichten aufgrund unzulänglicher Internetanbindung in einigen Regionen der Welt die Redaktion und das Backoffice in Hamburg oft stark zeitversetzt oder erst nach Rückkehr der Helfer. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Ehrenamtlichen von Viva con Agua in Deutschland und den Betroffenen vor Ort war oft mühsam und teuer. Hinzu kam noch, dass sämtliche Dokumente und Bilder an unterschiedlichen Orten, auf den unterschiedlichsten Servern lagen. So war es unmöglich, „mal eben“ Informationen zu einem konkreten Projekt ausfindig zu machen und aktualisiert zu teilen. Doch als spendenbasierte Organisation leben Viva con Agua und deren Projekte von öffentlicher Aufmerksamkeit und optimaler Kommunikation. Vor der Einführung von Dropbox Business probierte Viva con Agua eine Vielzahl anderer Plattformen aus, allerdings konnte keine die Anforderungen des Vereins erfüllen.

Die Lösung: Die Cloud als gemeinsamer Anlaufpunkt

Nach langwieriger und mühsamer Suche war Viva con Agua umso glücklicher, mit Dropbox Business endlich die optimale Arbeitsgrundlage für die vielfältigen Vereinstätigkeiten gefunden zu haben. Ausschlaggebende Kriterien waren dabei unter anderen die vielen Funktionen und die Office 365-Integration. Die Dokumente zu sämtlichen Aktionen und Veranstaltungen befinden sich heute in der Cloud, ebenso wie das gesamte Foto-Archiv des Vereins, mit Tausenden von Bildern aus über einem Jahrzehnt gemeinnütziger Arbeit. Alle relevanten Daten sind also sicher an einem zentralen Ort gespeichert. Durch differenzierte Freigabeberechtigungen ist dennoch nicht alles für alle im Verein zugänglich - so haben beispielsweise nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten von Sponsoren oder auf Projekte, die gerade erst in der Entstehung begriffen sind. Sehr nützlich sind auch die Links zum externen Teilen von Ordnern und Dokumenten sowie die Smart Sync-Funktion, die es ermöglicht, den Speicher der Festplatte freizuhalten. 

Das Ergebnis: Die Welt rückt zusammen

Inzwischen fußt die gesamte Viva con Agua-Unternehmung auf Dropbox Business. Alle Infos liegen in der Cloud und alle Aktivitäten werden über Dropbox, Paper und Showcase organisiert. So nutzt Viva con Agua Dropbox Paper als Hilfestellung zum Festhalten von Brainstorming-Ideen, zur Anlage von Projektplänen, bei der Planung und Durchführung von Festivals oder Vorbereitung von Auslandsreisen. Zudem erweist sich Dropbox Paper perfekt für die Synchronisierung der Kommunikation mit den Partnern. So wird beispielsweise der Jahresbericht in Paper verfasst und die relevanten Stakeholder werden zur Mitarbeit eingeladen, sodass sie ohne Umwege ihre Anmerkungen zu dem Bericht beitragen können. Showcase dient insbesondere der Präsentation und der Auswertung von Projekten. Zum Beispiel lassen sich Pressespiegel in dem Präsentationstool wunderbar darstellen und teilen. Der Einsatz von Dropbox Business geht sogar so weit, dass Viva con Agua weltweit eine „No Attachment Policy“ eingeführt hat, was bedeutet, dass statt Dateianhängen nur noch Dropbox-Links verschickt werden.

Welche Erleichterung für Projekt- und Pressearbeit der Erwerb von Dropbox Business-Lizenzen brachte, zeigt das Beispiel des WATER!WALK 2017. Um der Vision „WASSER FÜR ALLE – ALLE FÜR WASSER“ des Viva con Agua-Netzwerkes einen großen Schritt näher zu kommen, legten 25 internationale Läufer im November 2017 stolze 550 Kilometer innerhalb eines Monats zu Fuß von Ruandas Hauptstadt Kigali nach Kampala in Uganda zurück. Der Lauf war eingebettet in zwei große Musik- und Kultur-Festivals. Dropbox Business fungierte als Kollaborationsplattform und erleichterte die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Events erheblich.

Dank Dropbox Business mussten alle Zuhausegebliebenen nicht lange auf bildstarke Eindrücke der Geschehnisse in Ostafrika warten: Anstatt E-Mails mit datenschweren Anhängen zu verschicken, wurden vor Ort per Handy aufgenommene Fotos über den automatischen Kamera-Upload direkt in Dropbox geladen. Dort konnten sie umgehend von der Redaktion in Hamburg ausgewählt und entsprechend an die Projektpartner verteilt werden. 

Gleichzeitig nutzten die Läufer Dropbox Paper als Tagebuch – sie lieferten vor Ort Updates und Erfahrungsberichte, die unverzüglich von den Partnern wie Globetrotter, Soulbottles und der Welthungerhilfe für deren Kommunikation verwendet werden konnten. 

„Wir haben einen langen Weg hinter uns“, erklärt Benjamin Adrion. „Unser Team ist komplett dezentral und international aufgestellt. Mit Dropbox Business können wir zum allerersten Mal problemlos von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Ich finde es toll, dass wir durch die geteilten Ordner, also im Grunde genommen durch unser IT-System, unsere Organisationsstruktur abbilden können. Dropbox Business ist ein System für alle.“ 

 „Zu einer authentischen Organisation wie der unseren passt Dropbox einfach perfekt, da es flexibel und skalierbar ist und uneingeschränkt die Zusammenarbeit und das Teilen von Ressourcen unterstützt.“ Benjamin Adrion, Gründer von Viva con Agua

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