2018-11-02 08:22:06

Das große Dilemma der Tischtelefone

Ist Ihr Unternehmen bereit, sich von Tischtelefonen zugunsten einer mobileren, Kommunikationsumgebung zu befreien?

Im vergangenen Jahr erhielt ich eine kuriose Frage von einem Kunden. Mein Unternehmen war bei dieser Firma für die Überprüfung der Kommunikationstechnologie tätig. Wir überprüften die Netzwerkinfrastrukturen, die Redundanzkonzepte und die Pläne zur Business-Continuity. Wir untersuchten die WLAN-Abdeckung, die Mobilfunknutzung, die Telefonverträge und V die Funktionen des Telefonsystems. Zum Abschluss unserer Arbeit stellte uns der Kunde eine letzte Frage: "Sag Sie uns, warum benötigen wir noch die Tischtelefone?"

Und ich dachte: "Moment mal.... das ist eine gute Frage."

Die Millennials und die Generation Z machen inzwischen etwa 40 Prozent der Belegschaften in den Unternehmen aus. Die jüngsten Mitglieder der Baby-Boomer-Generation waren im Jahr 2017 bereits 53 Jahre alt. Aufgrund der Altersstruktur verändern sich die Belegschaft kontinuierlich. Damit geht auch eine gewisse Anpassung der Technologie einher. Laut einer Analyse von Citrix ShareFile erfordern die Millennials neben einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben moderne Technologien für die Zusammenarbeit. Nutzen diese Mitarbeiter ihre persönlichen Smartphones oder Tabletts und Laptops, sorgt dies für eine verbesserte Flexibilität am Arbeitsplatz, eine optimierte Teamarbeit (mit den richtigen Kommunikationsplattformen) und resultiert in einer noch höheren Produktivität. Meist beschränken sich diese Technologien nicht nur auf die Nutzung in Kernarbeitszeit, sondern werden auch im Privatleben eingesetzt.

Jüngere Mitarbeiter fragen sich oft, warum sie überhaupt noch ein Tischtelefon am Arbeitsplatz vorfinden. Kleineren und mobilere Unternehmen beschaffen sich inzwischen nicht einmal mehr Tischtelefone für ihre Mitarbeiter. Folgende Fragen stellen die Millennials inzwischen zu diesem Thema:

  • Wenn ich meine Telefonnummer auf der Arbeit auf mein Handy umleiten kann, warum klingelt mein Tischtelefon immer noch?
  • Wenn ich eine mobile Anwendung zum Übermitteln und Empfangen von Anrufen, Nachrichten und sogar SMS-Nachrichten und diese auch noch über unsere firmeneigene Telefonanlage funktioniert, warum brauch ich dann ein Tischtelefon?
  • Wenn das Telefon im Desktop-Computer integriert ist (auch Softphone genannt), warum braucht man ein Tischtelefon?
  • Wenn ich mich nicht an meinem Schreibtisch befinde und trotzdem über mein Smartphone erreichbar bin, bin ich produktiver. Warum soll ich dann das Tischtelefon am Arbeitsplatz nutzen?

Über 95 Prozent der Erwachsenen verfügen inzwischen über ein Handy (77 Prozent davon sind Smartphones). Der Consumer-Markt nimmt daher in den vergangenen 10 Jahren einen starken Einfluss auf die Gestaltung der Arbeitsplätze. Früher war es umgekehrt. Erinnert sich noch jemand daran, wie wir um das Telefon als eine Art Statussymbol gekämpft haben. Inzwischen nutzen wir unsere Festnetzanschlüsse zu Hause nicht mehr und überlegen uns, ob wir diesen nicht kündigen sollten. Der nächste Schritt der Entwicklung resultierte darin, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Smartphones bei der Arbeit benutzen wollten. Sie argumentierten: Wir wollen nicht die ganze Zeit zwei Smartphones herumtragen - eines für den geschäftlichen und das andere für den persönlichen Gebrauch. Dies löste die BYOD (Bring Your Own Device) Bewegung aus.

Seitdem werden Entscheidungen im Bereich der Technologie nicht mehr von den Unternehmen oder der IT gefällt, sondern die Firmenleitung hört auf seine Mitarbeiter. Unternehmen, die sich diesem Trend verwehren, verlieren wichtige Mitarbeiter an die Konkurrenten, die diese Optionen anbieten. 

Wenn Mitarbeiter ihre Geräte (Smartphones und Tablets) anstelle von Desktops und Tischtelefonen verwenden möchten, kann ihnen die IT-Abteilung in den Unternehmen diesen Wunsch abschlagen? Natürlich nicht! Aber die IT-Abteilungen müssen dafür sorgen, dass auf den Geräten der Nutzer entsprechende Applikationen installiert werden, die eine sicherer UC-Kommunikation ermöglichen. Dadurch gewinnen die Unternehmen einiges an finanzieller Flexibilität und in vielen Fällen erübrigt sich dadurch die Beschaffung von Tischtelefonen.

Aber dieser Lösungsansatz hat auch seine Kehrseiten. Wir entfernen ja nicht die kompletten Telefonsysteme oder die eingesetzten VoIP-Services aus den Unternehmen. Wir ersetzen bei diesem Lösungsansatz nur die physikalischen Telefone auf dem Schreibtisch. Die Mitarbeitern erhalten dadurch die Möglichkeit, beliebige Plattformen für ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen (Slack, Facetime, WhatsApp, etc.). Dennoch verursacht die "Befreien der Arbeitsplätze von den Tischtelefonen" für die Unternehmens-IT einige Kopfschmerzen:

  • Weniger Telefone bedeuten auch weniger Geräte, die im Netzwerk unterstützt werden müssen. Wenn niemand mehr das Netzwerk nutzt, dann fällt ein Teil der IT weg.
  • Muss die IT die persönlichen Geräte der Mitarbeiter (Smartphones, Tabletts, Laptop) unterstützen?
  • Es ist wesentlich komplexer eine schlechte Gesprächsqualität zu analysieren und diese zu beseitigen, wenn die Nutzer ein Smartphone oder ein Bluetooth-Gerät verwenden, das irgendwie mit dem Desktop-PC verbunden ist. Will die IT-Abteilung sich dies antun?
  • Der Wandel der Kommunikation bedeutet auch, dass die IT-Abteilung den Nutzern hochwertige kabellose Ohrhörer anbieten muss. Diese sind oft im Budget nicht vorgesehen.

Natürlich müssen auch alternative Faktoren berücksichtigt werden:

  • Die Qualität und die Stärke des Funkfelds in den Büros,
  • Nutzen die mobile UC-Anwendung die klassischen Mobilfunkminuten oder belasten diese das Datenkontingent des Nutzers. Dies kann sich auch auf die Gesprächsqualität bzw. auf die Erreichbarkeit auswirken.
  • Die WLAN-Abdeckung im Unternehmen und die Möglichkeit zur Priorisierung der mobilen UC-Anwendung und Sprachanrufe.
  • Mögliche Zusatzkosten (Lizenzen) für die Unterstützung der Softphones auf dem Desktop.
  • Wenn ein Desktop langsam arbeitet, ein Software-Upgrade benötigt oder wenn ein Smartphone verloren geht oder beschädigt wird, kann der Nutzer kein Tischtelefon als Backup verwenden.

Auch müssen noch nicht-technischen Faktoren berücksichtigt werden:

  • Wer treibt das Projekt voran (Geschäftsführung, Vertrieb oder die Technik)?
  • Passt die BYOD-Kultur zum Unternehmen und lässt sich ein Wandel problemlos einleiten?
  • Können die Mitarbeiter bei Bedarf zu den Tischtelefonen zurückzukehren, wenn sie wollen?
  • Verfügt die IT-Abteilung über ein zusätzliches Budget für Schulungen für den Fall, dass bei einige Mitarbeiter Probleme auftreten?

Fazit

Technologische Veränderungen sind spannend und beängstigend zugleich. Die drahtlosen Geräte verändern unsere Gesellschaft, wie nie zuvor. Die IT-Mitarbeiter in den Unternehmen müssen sich flexibel mit den Vor- und Nachteilen auseinandersetzen, denn die durch die neuen Technologien auftretenden Fragen werden nicht so bald verschwinden.

log

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